Content Briefs là gì? Vì sao quan trọng trong SEO?

Content Briefs là gì?

Content Briefs, hay bản tóm tắt nội dung là một tập hợp các yêu cầu và khuyến nghị hướng dẫn người viết khi họ tạo ra một nội dung. Nó thường bao gồm các yêu cầu cơ bản như số lượng từ, chủ đề, tiêu đề và từ khóa cần sử dụng. Nó cũng có thể cung cấp thông tin chuyên sâu về mục tiêu của nội dung, đối tượng người đọc và dàn ý sơ lược.

Những thông tin nào cần có trong bản tóm tắt nội dung?

Mọi thứ mà người viết cần để tạo nội dung đều nên được nêu rõ trong bản tóm tắt. Thà cung cấp đầy đủ thông tin hơn một chút còn hơn là bỏ sót những thông tin cần thiết.

Mặc dù các loại nội dung khác nhau có thể yêu cầu các mẫu tóm tắt khác nhau, nhưng bạn sẽ không thể sai nếu bao gồm các nội dung sau:

• Đề xuất tiêu đề và các đề mục
• Từ khóa chính, tổng quan về các chủ đề phụ hoặc từ khóa đuôi dài.
• Những câu hỏi mà nội dung cần trả lời
• Sơ lược về nội dung và các phần
• Mục tiêu của nội dung
• Cách người viết nên đáp ứng ý định tìm kiếm
• Số lượng từ được đề xuất
• Thời hạn và các mốc quan trọng
• Yêu cầu đối với các liên kết nội bộ và bên ngoài
• Nghiên cứu nền tảng
• Các liên kết đến các nguồn tài liệu như hướng dẫn về phong cách.
• Thông tin chi tiết về đối tượng khách hàng mục tiêu
• Quan điểm của thương hiệu về chủ đề này
• Ghi chú về phong cách, định dạng và giọng điệu của nội dung.
• Các bước tiếp theo hoặc lời kêu gọi hành động (CTA) dành cho người đọc
• Hướng dẫn về các yếu tố trực quan như đồ họa và hình minh họa
• Mô tả meta cho kết quả tìm kiếm và bản xem trước trên mạng xã hội

Một trong những nguyên tắc quan trọng nhất khi viết bản tóm tắt nội dung là nó phải được cấu trúc chặt chẽ. Ngay cả khi bản tóm tắt nội dung của bạn ban đầu chỉ là những ý tưởng ngẫu nhiên, hãy dành thời gian để quay lại và sắp xếp chúng thành các phần và gạch đầu dòng.

Tại sao bản tóm tắt nội dung lại quan trọng?

Bắt tay vào một dự án nội dung mà không có bản tóm tắt nội dung cũng giống như yêu cầu một nhà thầu xây nhà cho bạn mà không có bản phác thảo và bản thiết kế. Bạn sẽ có một ngôi nhà, nhưng không phải là ngôi nhà bạn muốn. Tốt nhất là nên xem bản thiết kế trước khi bất kỳ ai bắt đầu đổ bê tông.

Ngăn chặn việc viết lại và giảm thiểu số lần chỉnh sửa.

Bản tóm tắt nội dung giúp nhóm nội dung (khách hàng, chuyên gia chiến lược, quản lý tiếp thị, người sáng tạo nội dung và biên tập viên) thống nhất ý kiến. Sự hiểu lầm thường xuyên xảy ra vì những câu hỏi như:

• Đối tượng mục tiêu hoặc chân dung khách hàng mục tiêu của nội dung này là ai?
• Nội dung cần trả lời những câu hỏi nào?
• Nội dung cần chi tiết đến mức nào?
• Quan điểm của thương hiệu về vấn đề này là gì?

Với bản tóm tắt nội dung rõ ràng, mọi người đều hiểu rõ người viết sẽ tạo ra sản phẩm gì – điều này rất quan trọng để tránh việc phải viết lại quá nhiều và phải chỉnh sửa nhiều lần.

Đừng bỏ lỡ bất kỳ thông tin quan trọng nào.

Bạn đã bao giờ thử đi mua sắm thực phẩm mà không có danh sách chưa? Thật không dễ dàng chút nào. Bản tóm tắt nội dung có thể hoạt động như một danh sách kiểm tra cho nội dung. Bằng cách làm nổi bật các chủ đề phụ, sự kiện và câu hỏi mà bạn muốn đưa vào nội dung, bạn có thể giúp người viết tạo ra loại nội dung toàn diện mà các công cụ tìm kiếm yêu thích. Điều này giúp người viết tránh bỏ sót các yêu cầu quan trọng trong nội dung, chẳng hạn như số liệu thống kê cập nhật, bảng tham khảo, biểu đồ và bất cứ điều gì khác mà bạn cảm thấy cần thiết.

Cung cấp một nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy cho việc giao tiếp trong nhóm.

Khi bạn có đến hàng tá cách khác nhau để truyền đạt thông tin – các cuộc họp, Google Docs, email, Slack, Trello – việc tìm kiếm một thông tin cụ thể trở nên khó khăn.

Việc tập hợp tất cả thông tin trong bản tóm tắt nội dung giúp loại bỏ tình trạng phải tìm kiếm khắp nơi. Tất cả những người tham gia dự án đều biết chính xác nơi để tìm thông tin, điều này càng quan trọng hơn nếu dự án của bạn có nhiều bên liên quan.

Nhận được hướng dẫn và sự chấp thuận rõ ràng

Dù bạn là một nhà văn tự do hay điều hành một công ty, bạn đều có thể khẳng định rằng việc nhận được sự chấp thuận từ bên ngoài đối với nội dung trước khi tạo ra nó là vô cùng quan trọng. Không ai muốn dành hàng giờ để lên ý tưởng, nghiên cứu và viết nội dung chỉ để rồi bị khách hàng thông báo rằng nó không phù hợp với công việc kinh doanh của họ.

Bản tóm tắt nội dung giúp tất cả các bên liên quan luôn thống nhất. Việc trao đổi ban đầu giúp thiết lập kỳ vọng rõ ràng về các khía cạnh như độ dài từ ngữ, từ khóa, giọng văn, thời gian giao hàng, lịch xuất bản, v.v.

Mỗi người viết đều có câu chuyện về một khách hàng thay đổi hướng đi giữa chừng dự án. Mặc dù bản tóm tắt nội dung không thể ngăn cản ai đó thay đổi ý định, nhưng nó cung cấp một mốc thời gian để kiểm tra và đảm bảo rằng mọi người đều cam kết với một hướng đi cụ thể.

Và nếu sau này có thắc mắc? Bất cứ ai cũng có thể tham khảo lại bản tóm tắt nội dung như một bản ghi lại những gì họ đã quyết định.

Ai sử dụng bản tóm tắt nội dung?

Bất kỳ ai làm việc với nội dung đều sẽ được hưởng lợi từ các bản tóm tắt nội dung, nhưng đây là hai vai trò thường tạo ra chúng.

Chiến lược gia tiếp thị

Các chuyên gia chiến lược marketing và SEO rất giỏi trong nghiên cứu từ khóa, chiến lược nội dung và lập kế hoạch. Bản tóm tắt nội dung chi tiết giúp họ truyền đạt những hiểu biết của mình cho người viết, vượt ra ngoài các yêu cầu cơ bản như từ khóa chính và số lượng từ.

Đối với người viết, một trong những phần khó nhất khi tạo ra nội dung chất lượng là biết được bài viết của mình phù hợp với chiến lược tổng thể như thế nào. Với bản tóm tắt nội dung chất lượng, người viết có thể tạo ra nội dung phù hợp với chiến lược tiếp thị nội dung, đạt hiệu quả tốt hơn và giảm thiểu việc phải trao đổi qua lại với biên tập viên.

Nhà văn

Không phải dự án nội dung nào cũng có người lập chiến lược chuyên trách. Trong những trường hợp đó, người viết thường tự tạo bản tóm tắt nội dung. Việc chia sẻ bản tóm tắt này giúp họ có cách để nhận được sự đồng thuận từ khách hàng trước khi hoàn thành bản thảo. Khách hàng thường chỉ cung cấp hướng dẫn ở mức độ tổng quát, vì vậy một bản tóm tắt nội dung hiệu quả cho phép người viết xác nhận rằng kế hoạch của họ phù hợp với yêu cầu của khách hàng.

Việc sử dụng bản tóm tắt như một mốc thời gian để khách hàng xem xét đặc biệt hữu ích đối với một người viết tự do khi làm việc với một khách hàng mới, vì cả hai bên đều chưa hiểu rõ kỳ vọng của nhau.

Khi nào thì nên sử dụng bản tóm tắt nội dung?

Bạn nhất định phải sử dụng bản tóm tắt nội dung cho bất kỳ dự án nội dung nào có sự tham gia của nhiều hơn một người. Càng nhiều người tham gia, bạn càng cần một bản tóm tắt nội dung tuyệt vời. Đó là cách tốt nhất để giữ cho mọi người cùng hướng đến mục tiêu và tạo ra nội dung đạt được mục tiêu đề ra.

Tuy nhiên, hãy nhớ rằng một nhóm quá lớn không nhất thiết tạo ra nội dung tuyệt vời, ngay cả khi bản tóm tắt hoàn hảo. Quá nhiều bên liên quan có thể làm rối loạn thông điệp cốt lõi của bài viết.

Bản tóm tắt cũng là một công cụ hữu ích khi bạn làm việc độc lập về nội dung. Nó giúp bạn sắp xếp ý tưởng, nghiên cứu và từ khóa để đảm bảo bạn không bỏ sót điều gì hoặc lãng phí thời gian viết nội dung không phù hợp. Khi làm việc một mình, bạn thường có thể bỏ qua phần lớn cấu trúc của một bản tóm tắt lớn hơn và tập trung vào nghiên cứu quan trọng và dàn ý nội dung.

Tôi có nên sử dụng mẫu cho bản tóm tắt nội dung không?

Vâng, bạn chắc chắn nên làm vậy. Soạn thảo bản tóm tắt từ đầu cho từng nội dung là lãng phí thời gian – và việc tạo ra những bản tóm tắt nội dung chất lượng đã tốn nhiều thời gian rồi. (Tuy nhiên, với Content Harmony thì sẽ nhanh hơn nhiều!)

Mẫu giúp bạn nhớ tất cả những gì cần giải thích. Khi tạo bản tóm tắt mà không có mẫu, bạn rất dễ quên những thông tin nền quan trọng để định hướng nội dung – chẳng hạn như chân dung khách hàng mục tiêu, giai đoạn phễu bán hàng hoặc các liên kết nội bộ cần thiết. Mẫu giúp ngăn chặn điều đó và cung cấp cấu trúc để giữ cho bản tóm tắt nội dung của bạn được tổ chức và dễ theo dõi.

Bản tóm tắt nội dung có khác với bản tóm tắt ý tưởng sáng tạo không?

Mặc dù có nhiều điểm tương đồng, nhưng bản tóm tắt sáng tạo được sử dụng trong nhiều dự án tiếp thị khác nhau, trong khi bản tóm tắt nội dung thường được sử dụng cho nội dung văn bản dài. Bản tóm tắt sáng tạo thường được sử dụng cho các chiến dịch quảng cáo, dự án thiết kế sáng tạo, dự án thiết kế web và các dự án tập trung vào thiết kế hoặc viết quảng cáo. Bản tóm tắt nội dung thường được sử dụng cho các dự án như bài đăng trên blog hoặc báo cáo chuyên ngành.

Bản tóm tắt nội dung giúp bạn tạo ra nội dung tốt hơn, nhanh hơn.

Nếu bạn chưa tạo bản tóm tắt nội dung (hoặc đôi khi bỏ qua bước này), đã đến lúc bạn nên đưa nó vào quy trình tạo nội dung của mình. Dành thời gian cho một bản tóm tắt nội dung hiệu quả sẽ giúp bạn tránh khỏi sự thất vọng bằng cách giúp bạn có được nội dung tốt nhất ngay từ lần đầu tiên.